Pertemuan 3 : Kerangka Kerja / Framework (PMPSI)

1. SCOPE MANAGEMENT

Merupakan Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan dan memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal-hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

1. Plan Scope Management, Proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
2. Collect Requirement, Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.
3. Define Scope, Proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk.
4. Create WBS (Work Breakdown Structure), Penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope, Tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope, Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

2. TIME MANAGEMENT

Merupakan suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

Ada 7 tahap dalam time management yaitu :

1. Plan Schedule Management, Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.
2. Define Activities, Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas.
3. Sequence Activities, Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek.
4. Estimate Activity Resources, Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
5. Estimate Activity Duration, Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
6. Develop Schedule, Untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.
7. Control Schedule, Untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

3. COST MANAGEMENT

Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir.

Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat.

Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:

1. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek.
2. Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
4. Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

4. QUALITY MANAGEMENT

Merupakan proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Quality, Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.
2. Perform Quality Control, Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
3. Perform Quality Assurance, Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

5. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek) adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Manajemen SDM dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional.

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Human Resource Management, Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
2. Acquire Project Team, Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
3. Develop Project Team, Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
4. Manage Project Team, Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

6. COMMUNICATION MANAGEMENT

Merupakan sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management, Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.
2. Manage Communication, Proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkan communication management plan.
3. Control Communication, proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

7. RISK MANAGEMENT

Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek.

Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek.

Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.

Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:

8. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek.
9. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
10. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
11. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
12. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
13. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui, mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.
14. PROCUREMENT MANAGEMENT

Merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek.

Ada 4 proses dalam procurement management yaitu :

1. Plan Procurement, Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Conduct Procurement, proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
3. Control Procurement, Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
4. Close Procurement, Proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

9. PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.

Project Integration Management terdiri dari:

1. Develop Project Charter, Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.
2. Develop Project Management Plan, Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
3. Direct and manage Project Work, Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
4. Monitor and Control Project Work, Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.
5. Perform Integrated Change Control, Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project management plan.
6. Close Project or Phase, Proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_risiko

imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI8.ppt

blog.trisakti.ac.id/informazi/2011/11/17/manajemen-sdm-proyek/

http://manproimam.blogspot.co.id/2012/01/project-quality-management.html

http://project-management-knowledge.com/definitions/p/plan-purchases-and-acquisitions/

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/5-project-scope-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/6-time-management.pptx

https://manprountel.wordpress.com/project-cost-management/

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/10-project-communications-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/12-project-procurement-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/4-project-integration-management.pptx

Arivandi, Arvin. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK).

Hasib, Muhammad Rifki. Framework atau Kerangka Kerja Manajemen Proyek. RIFDEVIVA BLOGS. [Online] [Dikutip: 11 April 2017.] http://syinth.blogspot.co.id/2017/04/framework-atau-kerangka-kerja-manajemen.html.

Kurniadi, Dhony. Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup). Blog Kami. [Online] [Dikutip: 11 April 2017.] http://dhonykurniadi0204.blogspot.com/2012/01/project-scope-management-manajemen.html.