Blog Kuliah: Pertemuan 2 : Proyek Manajemen Sistem Informasi

Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya.

Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.

Terdapat 4 dimensi pada pembuatan Sistem Informasi:

Manusia, ialah orang yang mengerjakan atau membuat sistem informasi. Mulai dari proyek manajer, hingga programmer.
Proses, tahap-tahap dimana proyek sistem informasi ini dikerjakan. Pada dimensi inilah dibutuhkan keterampilan seorang proyek manajer untuk mengatur segala sesuatunya agar sesuai dengan tujuan.
Produk, ialah hasil dari proyek yang dikerjakan. Dalam hal ini sistem informasi.
Teknologi, sesuatu yang terdapat pada produk. Hal ini dapat berkaitan dengan mutu atau kualitas dari sebuah proyek.

Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab pertanyaan sbb:

Apakah yang harus dikerjakan?
Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
Sampai kapan waktu yang tersedia?
Bagaimana pembiayaannya?
Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? Atau bahkan gagal?

Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses, yaitu:

Perencanaan dan penyusunan jadwal.

Adalah tahapan paling penting karena didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.

Pengelolaan perubahan.

Selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.

Publikasi informasi proyek.

Beberapa Faktor yang mempengaruhi project management :

A. Struktur organisasi

Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda adalah tidak sama.

Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan, diantaranya adalah :

Fungsional, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat diambil dari staf manager fungsional lainnya.
Matrix, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staff tersebut.
Projectized, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh project manager yang langsung membawahi staf-staf yang menangani langsung suatu proyek.

B. General manager skill

Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat tergantung dari skill manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan, organisational dan aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.

Beberapa contoh management skill yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

Kepemimpinan
Komunikasi
Negosiasi
Pemecahan masalah
Mempengaruhi organisasi
Pemersatu
Pengambil keputusan

C. Pengaruh sosioekonomi

Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah:

Standard dan regulasi yang berlaku
Globalisasi
Pengaruh budaya
Kondisi perekonomian
Stabilitas politik

Dalam sistem informasi manajemen, manajemen mengandung peranan penting, yaitu sebagai aplikasi sistern informasi manajemen dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit pada semua tingkatan kegiatan manajernen, informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajernen, pada kegiatan manajernen, serta di mana manajer akan melakukan tiga macam proses dalam memanfaatkan sumber daya (manusia, material, modal dan inforrnasi), yaitu planning, controlling, dan pengambilan keputusan.

Maka sistem informasi manajemen dalam kegiatan manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses perencanaan, proses pengendalian, Proses pengambilan keputusan. Dukungan sistem informasi manajemen dalam proses perencanaan adalah rencana yang merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu dan merupakan penggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
Berikut beberapa peranan manajemen dalam proyek sistem informasi :

Sebagai Pemecah Masalah dan Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen dan pengambilan keputusan.

Peran Manajemen Dalam Organisasi

Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen yaitu harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Karena tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasi.

Peran Manajemen Pada Bisnis dan Operasional

Peranan sistem informasi untuk operasional dan bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas secara efisien.

Peran Manajemen Pada Perusahaan

Kemampuan sebuah sistem informasi manajemen dalam perusahaan yaitu pengetahuan tentang bagaimana potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan dapat memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisa masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikan dengan kemampuan komputer. Hendry Mintzberg mengembangkan suatu kerangka yang lebih rinci mengenai manajerial. Berikut tabel penjabarannya :