Pertemuan 1 : Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)

Buatlah Metodelogi Manajemen Proyek disertai dengan Penjelasannya?

1.      Metodologi The Traditional Approach.

2.      Metodologi Rasional Unifed Process.

3.      Metodologi Critical Chain.

Metodologi dalam Manajemen Proyek

Dalam pelaksanaannya, pelaksana proyek membutuhkan pedoman atau pendekatan
untuk melaksanakan proyek yang telah ditentukan. Untuk itu ada beberapa pendekatan atau
metodologi yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen proyek, antara lain : agile,
extreme, interactive, incremental dan phases.

Gambar 1.0 Metodologi

Pendekatan yang sering dipakai adalah yang berdasarkan fase (phases) karena pendekatan ini adalah yang paling umum dan mudah diterapkan baik untuk proyek skala kecil, sedang, maupun besar. Berdasarkan pendekatan tradisional ini ada urutan yang harus dilalui dalam manajemen proyek sejak dimulai sampai selesai. Tahap-tahap dalam urutan ini adalah sebagai berikut :

Fase inisialisasi, Fase perencanaan atau perancangan, Fase pelaksanaan atau produksi, Sistem pengawasan dan pengendalian dan Fase penyelesaian. Meskipun tahap-tahap ini saling berurut tetapi tidak semua proyek harus melalui semua tahapan, bahkan ada proyek yang harus melalui tahap 2, 3 dan 4 beberapa kali. Setiap fase akan memberikan hasil (deliverable) yang akan menjadi input bagi fase berikutnya. Pendekatan ini juga selaras dengan siklus pengembangan software (SDLC), yakni the waterfall model yang juga merupakan urutan dari satu tahap ke tahap lain secara linier. Selain itu, dalam penerapan metodologi ini, banyak organisasi atau perusahaan yang menerapkan Rational Unified Process (RUP) yang dikembangkan oleh Rational(R) Software. 

Macam – macam metodologi dalam manajemen proyek antara lain :

1.         Metodologi Tradisional

Gambar 1.4 Metodologi Tradisional

Didalam metodologi tradisional manajemen proyek terdiri dari beberapa fase yaitu
inisialisasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan fase akhir. Pada bagian ini akan dibahas mengenai hal tersebut secara rinci.

              • Fase Inisialisasi

Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Dimana dalam studi kelayakan terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan. Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis), karena kelayakan dari proyek sistem informasi didasarkan atas hasil dari requirements analysis ini. Hasil studi kelayakan kemudian disusun dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder.

• Fase Perencanaan

Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek, meskipun pihak lain, seperti steering comittee tetap melaksanakan fungsi pengendalian dari luar. Meskipun dari fase sebelumnya telah ada requirements analysis, tetapi untuk menghasilkan rencana dan desain pengembangan sistem informasi maka diperlukan analisis yang lebih detail.

Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis. Hal ini umum terjadi karena mungkin saja informasi yang didapatkan dari satu departemen dengan departemen yang lain saling bertentangan atau bahkan tidak saling berhubungan akibat dari buruknya arus kerja atau work flow dan standard operating procedure (SOP) organisasi atau perusahaan tersebut.

• Fase Pelaksanaan atau Pengembangan

Dalam fase ini aktivitas yang dilakukan adalah melaksanakan tugas-tugas yang telah didefinisikan dalam fase sebelumnya untuk menghasilkan software sesuai requirements.

Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi adalah :

- Pemrograman (Development)      

- Quality assurance (QA)

- Testing                                            

- Dokumentasi

Umumnya fase ini dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih panjang dibanding fase lain. Berbeda dengan fase lain, fase ini juga menghasilkan produk berupa software yang nantinya akan digunakan oleh klien, yang artinya akan digunakan oleh pihak di luar tim pelaksana proyek. Oleh karena itu, dalam proyek sistem informasi yang besar dan kompleks, aktivitas testing dan QA harus ada.

• Sistem Pengawasan dan Kontrol

Fase ini terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan proyek untuk menghindari potensi masalah yang bisa segera diidentifikasi dan jika diperlukan, tindakan koreksi dapat segera dilakukan. Manfaatnya adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur secara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyek terhadap rencana dandesain dapat segera diantisipasi. Pengawasan dan pengendalian terdiri dari :

- Mengukur aktivitas proyek yang tengah dilaksanakan (menentukan posisi pelaksanaan proyek saat ini).

-   Mengawasi variabel (biaya, waktu, sumberdaya dan sebagainya) proyek terhadap rencana dan desain yang telah disepakati (posisi yang seharusnya dicapai).

-   Identifikasi tindakan korektif jika terjadi penyimpangan (mengembalikan ke posisi yang seharusnya).

-   Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan terhadap rencana proyek yang telah disetujui saja yang bisa diimplementasikan.

• Fase Akhir

Dalam fase ini proyek telah memasuki tahap akhir di mana produk  softwaretelah diinstalasikan, dioperasikan, dan dimanfaatkan oleh klien. Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini yaitu :

-        Penutupan proyek.

-  Memasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan dengan kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error atau bugs.

2.         Rational Unified Process

 (Relational Unified Process) adalah proses rekayasa software dengan pendekatan alokasi tugas-tugas dan tanggung jawab dalam organisasi pengembangan software. Tujuannya adalah untuk memastikan software yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan klien dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan.

Cara RUP meningkatkan produktivitas tim yang terlibat adalah dengan menyediakan untuk setiap anggota, akses pada knowledge base dengan petunjuk, template, dan alat bantu untuk mendukung aktivitas penting dalam pengembangan software.

Knowledge base ini berisi pengalaman-pengalaman terbaik yang terbukti berhasil (best practices), yaitu :

a.       Pengembangan sofware secara iteratif.

b.      Model software secara visual.

c.       Mengelola requirements.

d.      Verifikasi kualitas software.

e.       Menggunakan component-component architectures.

f.       Pengendalian perubahan pada software.

 Gambar 1.1 RUP Workflow (Relational Unified Process)

Walaupun dalam prosesnya tetap melalui tahap-tahap sebagaimana siklus hidup manajemen proyek, tei dalam setiap fasenya selalu dilakukan peninjauan ulang terhadap setiap deliverables yang dihasilkan masing-masing fase agar tercapai kualitas yang diinginkan dan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi secara dinamis. Untuk melakukannya dibutuhkan knowledge base yang dapat diakses oleh setiap anggota tim yang berkepentingan, yang juga dapat memberikan kontribusi dalam memperkaya knowledge base tersebut. Dengan demikian hasil akhir proyek adalah produk yang berkualitas dan memberikan manfaat yang memuaskan semua pihak.

3.          Critical Chain Project Management

Setiap proyek atau usaha memerlukan seseorang atau sebuah organisasi untuk memanajemen tugas-tugas yang berkaitan dengan proyek yang akan dikerjakan. Setiap proyek memiliki waktu penyelesaian masing-masing, biaya masing-masing, sumber daya yang berbeda-beda dan kenadala yang berbedabeda pula. Critical Chain Project Management menjadi salah satu jalan
keluar dalam membantu memanajemen proyek. CCPM adalah turunan dari manajemen CPM ( Critical Path Management ).

Critical Chain Project Management atau dikenal juga sebagai Metode Rantai Kritis adalah metode perencanaan dan pengolahan proyek yang menekankan pada sumber daya ( sik dan manusia ) yang diperlukan dalam rangka melakukan tugas-tugas proyek. Tujuan dari penggunaan CCPM dalam menyelesaikan proyek adalah untuk meningkatkan tingkat throughput atau tingkat penyelesaian proyek. Sebuah aplikasi dari Teori Kendala (TOC) untuk proyekproyek.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan tingkat throughput (atau tingkat penyelesaian) proyek dalam suatu organisasi. Menerapkan tiga pertama dari lima langkah fokus dari TOC, kendala sistem untuk semua proyek yang diidenti kasi sebagai sumber daya. Untuk mengeksploitasi kendala, tugas pada rantai kritis diberikan prioritas di atas semua kegiatan lainnya.
Akhirnya, proyek yang direncanakan dan dikelola untuk memastikan bahwa sumber daya yang siap ketika tugas rantai kritis harus mulai, mensubordinasi semua sumber daya lain untuk rantai kritis.

Terlepas dari jenis proyek, rencana proyek harus menjalani meratakan Sumber Daya, dan urutan terpanjang terbatas sumber daya tugas harus diidenti kasi sebagai rantai kritis. Dalam lingkungan multi-proyek, meratakan sumber daya harus dilakukan di seluruh proyek. Namun, cukup sering untuk mengidenti kasi (atau pilih) a "drum" tunggal sumber daya-sumber daya yang bertindak sebagai kendala di proyek-proyek dan terhuyung berdasarkan ketersediaan sumber daya tunggal itu.

CCPM metode baru dalam revolusi cara ber kir yang dapat digunakan untuk menentukan bagaimana mengurangi / mempercepat pengerjaan proyek dan meningkatkan kemampuan penjadwalan dan budget yang telah ditentukan. Melepaskan yang lainnya, membuktikan bahwa pengalaman manager projek telah mengetahui penting CCPM dari satu dekade, dan kenunikan dari CCPM ada di terminologinya dari pada isi pokoknya. Aplikasi atau software CCPM memerlukan software khusus yang sekarang ini telah ditawarkan oleh beberapa vendor atau instansi yang bukan untuk kebutuhan dagang pasar.

Sebagai bukti, beberapa organisasi mengingat dengan baik pengangkatan CCPM sebagai cara untuk meningkatkan kinerja projek yang menyangkut hal biaya pasti, masalah ekonomi dan perubahan pada budaya dan prosedur. Oleh sebab itu, kehati-hatian evaluasi dan penilaian dari CCPM sangat berpotensi untuk membawa peningkatan perintah yang sikni kan. Menurut Badri (1997), manfaat yang didapat jika mengetahui lintasan kritis adalah sebagai berikut :

1. Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh pekerjaan proyek tertunda penyelesaiannya.
2. Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya, bila pekerjaan-pekerjaan yang ada pada lintasan kritis dapat dipercepat.
3. Pengawasan atau kontrol dapat dikontrol melalui penyelesaian jalur kritis yang tepat dalam penyelesaiannya dan kemungkinan di trade (pertukaran waktu dengan biaya yang e sien) dan crash program (diselesaikan dengan waktu yang optimum dipercepat dengan biaya yang bertambah pula) atau dipersingkat waktunya dengan tambahan biaya lembur.
4. Time slack atau kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan yang tidak melalui lintasan kritis. Ini memungkinkan bagi manajer/pimpro untuk memindahkan tenaga kerja, alat, dan biaya ke pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis agar efektif dan e sien. 

4. Extreme Project Management

XPM (Extreme Project Management) merupakan metodologi dalam manajemen proyek yang lebih ditujukan untuk proyek yang tidak diketahui secara jelas sehingga membutuhkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel dan lincah untuk situasi yang tidak menentu dan berubah-ubah.

Sebuah proyek bersifat ekstrem jika :

•         Requirements dan ekspektasi yang terus berubah-ubah.

•         Waktu pelaksanaan yang sangat ketat.

•         Suasana pendukung yang tidak tetap dan terus berubah.

•  Self-correcting, banyak variabel dan ketidakjelasan internal maupun eksternal pada proyek maupun organisasi sponsor. Tidak ada yang mencatat dan mengarahkan.

•    Tidak dapat diatur secara terstruktur top-down, hanya dapat dipandu dari atas dan diatur dari bawah sebagai individual, pasangan atau kelompok stakeholder yang melakukan penyesuaian untuk mengoreksi sendiri (self-correcting) selama proyek  berlangsung sambil tetap mengingat hasil proyek yang diinginkan.

Gambar 1.2 XPM Practices

Dengan demikian XPM adalah seni dan pengetahuan (sains) tentang memfasilitasi dan mengelola aliran pemikiran emosi dan interaksi dengan cara memberikan hasil yang bernilai dalam kondisi yang kacau dan kompleks (keadaan yang amat cepat berubah dan sering berubah-ubah), penuh ketidakpastian dan tingkat tekanan (stress) yang tinggi.

Kontribusi XPM terhadap kesuksesan proyek dilakukan dengan tiga cara yaitu :

•     Manajer proyek menyadari bahwa tidak mungkin melakukan penanganan  terhadap ketidaktahuan dan ketidakpastian seperti cara menangani sesuatu yang telah diketahui dan pasti. Tetapi dengan melakukan koreksi sendiri secara terus menerus (real time), menangani hal itu barulah dimungkinkan.

•       Berfokus pada komitmen untuk meraih dan mempertahankan misi proyek dengan

•       menginspirasikan hasrat dan keyakinan di antara stakeholder kunci.

•     XPM tidak hanya merupakan metodologi, alat bantu manajemen proyek ataupun template, tetapi juga menggunakan pendekatan holistik, berpusat pada sumberdaya manusia, humanistik, berfokus pada bisnis dan berdasarkan realita.

•       XPM dapat dikatakan berhasil jika mencapai hal-hal berikut ini :

•       Klien merasa puas dengan hasil sementara yang dicapai dan proyek berada pada jalur yang tepat.

•       Klien merasa puas dengan hasil akhir dan sesuai dengan kriteria keberhasilan yang disepakati sepanjang berlangsungnya proyek.

•       Manfaat hasil proyek dapat dirasakan. Manfaat bisnis yang dituju dengan adanya proyek tersebut dapat terukur dan jelas.

•       Anggota tim merasa puas selama proyek berlangsung dan berkeinginan untuk terlibat dalam proyek yang sejenis.

5.  Agile Project Management

Metodologi alternatif dalam manajemen proyek yang populer akhir-akhir ini adalah Agile Project Management. Metodologi ini berfokus pada manusia, hasil, metode yang minimal dan kolaborasi maksimum untuk mengantisipasi proyek e-business yang bergerak cepat dan sering berubah. Pada saat ini iklim bisnis yang bergerak cepat mengharuskan untuk secepatnya mengakomodasi perubahanrequirement selama masa pengembangan, dan memberikan update produk yang sesuai dengan evolusi pengembangan software yang cepat dan perubahan-perubahan user requirements.

Gambar 1. 3 Agile Project Magagement

Manfaat agile development yaitu jika tim dapat lebih efektif dalam menanggapi perubahan untuk :

•         Mereduksi biaya perpindahan informasi dari satu orang ke orang lain.

•         Mereduksi waktu antara pengambilan keputusan dan melihat konsekuensi dari keputusan itu.

•         Menempatkan orang lebih dekat secara fisik.

•         Menggantikan dokumen dengan pembicaraan langsung dan di papan tulis.

•         Meningkatkan rasa kebersamaan dalam tim sehingga setiap orang berkeinginan untuk memberikan informasi yang bernilai secara cepat.

•         Adanya kehadiran dan akan lebih baik keterlibatan dari klien yang ahli dalam tim.

•         Bekerja dengan peningkatan yang berkelanjutan.

•         Adapun kondisi yang sesuai untuk menerapkan metodologi ini adalah jika :

•         Para pengguna adalah partisipan aktif dalam penyusunan requirements analysis   dan modeling.

•         Perubahan dalam requirements selalu disambut secara terbuka dan segera   diantisipasi.

•         Bekerja atas prioritas tertinggi yang diprioritaskan oleh stakeholder dan   selanjutnya berfokus pada hal yang berisiko tinggi saat pelaksanaan proyek   berlangsung.

•         Modelling menggunakan pendekatan berulang (iterative) dan meningkat (incremental).

•         Fokus utama adalah pengembangan software, bukan pada dokumentasi atau  modelnya.

•         Penyusunan model dalam tim secara bersama-sama dan semua anggota dapat memberikan masukan.

•         Selalu aktif dan berusaha agar segala sesuatunya tetap simpel.

•         Meninggalkan sebagian besar atau semua model saat pengembangan berlangsung. Pemilik proyek memberikan keputusan bisnis, dan pengembang memberikan keputusan teknis.

•         Isi dari model lebih penting secara signifikan daripada format atau bentuk model tersebut.

•         Sangat penting untuk melakukan pengujian terhadap apa yang digambarkan dalam model.

•         Keuntungan menggunakan agile project management adalah :

•         Mempersingkat waktu siklus pengembangan sampai 75%.

•         Beban kerja yang lebih stabil.

•         Pemanfaatan beban kerja yang lebih tinggi sebagaimana dalam pengembangan software skala besar, sistem software dengan jumlah pemrogram yang tetap.

•         Fleksibilitas yang lebih tinggi untuk perubahan rencana manajemen &  pengembangan.

•         Kualitas yang lebih baik karena umpan balik dini dari klien.

Namun pada metodologi ini memiliki kelemahan, antara lain sulit untuk menentukan posisi proyek karena adanya perulangan dalam fase-fasenya demi mengantisipasi perubahan-perubahan requirements, hanya dapat diterapkan dalam proyek skala kecil dan menengah karena tidak adanya fokus pada rencana formal proyek secara keseluruhan, dan membutuhkan tenaga ahli dan bermotivasi tingga yang tidak selalu tersedia.

Sumber :

Manajemen Proyek Sistem Informasi (Rudy Tantra) (22 Maret 2016) .

Rizani, Herman. 2015. Metodologi dalam Manajeman Proyek. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/metodologi-dalam-manajemen-proyek.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Relational Unified Process. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/relational-unified-process.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Extreme Project Management. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/extreme-project-management.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Agile Project Management. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/agile-project-management.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Metodologi Tradisional dalam Manajemen. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com /2015/03/ metodologi-tradisional-dalam-manajemen.html
(22 Maret 2016).

http://hanggoroeko.blogspot.co.id/2013/02/critical-chain-project-management-ccpm.html
(31 Maret  2016)