Pertemuan 5 : Organisasi Proyek (PMPSI)

1. Organisasi Proyek Fungsional 

   
   
   
         Organisasi fungsional umum ditemui pada perusahaan-perusahaan yang memproduksi suatu barang. Pada organisasi fungsional, semakin besar organisasi, semakin dalam pula hierarkinya dan semakin terspesialisasi pekerjaannya. Semua orang melapor kepada hirarki diatasnya, seterusnya hingga mencapai puncak hierarki (CEO).
          Keuntungan dari Functional Organization adalah kesederhanaan dalam komunikasi dan efisiensi proses yang berulang. Kerugiannya bila menghadapi sebuah proyek antar divisi, pergerakan dari tiap anggota tim akan terbatasi oleh sekat-sekat divisi dan manajer proyek dapat merangkap menjadi manajer salah satu divisi yang mengakibatkan keputusannya terpengaruh kedudukannya pada divisi. Kerugian lain dari sistem ini adalah komunikasi menjadi sangat terbatas (umumnya top down) dan kreativitas terbatasi oleh rangkaian persetujuan birokratis.

2. Organisasi Proyek Murni

          Organisasi Proyek Murni, model dari organisasi ini mempunyai karakteristik bahwa proyek terpisah dari organisasi induk, proyek menjadi organisasi tersendiri untuk staf teknis tersendiri, administrasi proyek terpisah dari ikatan organisasi induk, mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan atau kegagalan secara periodik tentang proyek, pimpinan proyek dapat melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya yang ada tidak bersedia atau tidak dapat dikendalikan dalam organisasi.
         Adapun keunggulan dari model organisasi ini adalah pimpinan proyek (pimpro) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek, semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap pimpro, rantai komunikasi menjadi pendek antara pimpro dengan eksekutif, bila ada proyek yang sejenis secara berturut-turut dapat memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu, karena kewenangan yang terpusat maka kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan, adanya kesatuan komando, memiliki bentuk  cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan serta adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek. Untuk kelemahan model organisasi proyek murni ini adalah jika organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi  usaha dan fasilitas, struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh, sering kali pimpinan proyek (pimpro) menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan, bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada,  ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien”

3. Organisasi Proyek Matriks

   
   
   
         Organisasi Matrix merupakan peleburan dari kedua tipe organisasi diatas. Organisasi Matrix mencari keseimbangan antara operasional/administrasi dan proyek. Contohnya adalah seorang manajer proyek yang ingin mengerjakan proyek inventory. Tim proyek akan terdiri dari bagian purchasing dan finance. Organisasi Matrix mempunyai tiga buah sub Organisasi berdasarkan kekuatan manajer proyek dan manajer fungsional.
        Keuntungan yang diberikan tipe organisasi matrix adalah pemanfaatan sumber daya manusia yang efisien, anggota tim mempunyai pekerjaan operasional tetap setelah proyek selesai, sharing pengetahuan antar divisi yang lebih baik dari pada tipe fungsional, dan adanya keterlibatan stakeholder yang kuat. Kekurangan yang dapat muncul adalah dengan adanya dua buah atasan, karyawan bawah harus melapor pada dua atasan dan hal ini dapat membingungkan. Atasan-atasan dapat memperebutkan karyawan sehingga membingungkan mereka dalam membuat prioritas kerja dan memahami perannya. Prosedur komunikasi dan pemanfaatan sumber daya harus ada dan jelas untuk menghindari kekacauan ini.

Sumber :
Arief. 2013. Penyusunan Team Proyek. Informatika - Artikel Teknik Informatika dan Sistem Informasi. [Online] 10 Januari 2013. [Dikutip: 18 April 2017.] http://informatika.web.id.
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN. Ulfah, Nurul. 2015. Garut : s.n., 2015.

Pertemuan 3 : Kerangka Kerja / Framework (PMPSI)

1. SCOPE MANAGEMENT

Merupakan Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan dan memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal-hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

1. Plan Scope Management, Proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
2. Collect Requirement, Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.
3. Define Scope, Proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk.
4. Create WBS (Work Breakdown Structure), Penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope, Tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope, Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

2. TIME MANAGEMENT

Merupakan suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

Ada 7 tahap dalam time management yaitu :

1. Plan Schedule Management, Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.
2. Define Activities, Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas.
3. Sequence Activities, Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek.
4. Estimate Activity Resources, Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
5. Estimate Activity Duration, Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
6. Develop Schedule, Untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.
7. Control Schedule, Untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

3. COST MANAGEMENT

Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir.

Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat.

Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:

1. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek.
2. Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
4. Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

4. QUALITY MANAGEMENT

Merupakan proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Quality, Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.
2. Perform Quality Control, Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
3. Perform Quality Assurance, Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

5. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek) adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Manajemen SDM dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional.

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Human Resource Management, Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
2. Acquire Project Team, Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
3. Develop Project Team, Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
4. Manage Project Team, Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

6. COMMUNICATION MANAGEMENT

Merupakan sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management, Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.
2. Manage Communication, Proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkan communication management plan.
3. Control Communication, proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

7. RISK MANAGEMENT

Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek.

Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek.

Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.

Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:

8. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek.
9. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
10. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
11. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
12. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
13. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui, mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.
14. PROCUREMENT MANAGEMENT

Merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek.

Ada 4 proses dalam procurement management yaitu :

1. Plan Procurement, Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Conduct Procurement, proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
3. Control Procurement, Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
4. Close Procurement, Proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

9. PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.

Project Integration Management terdiri dari:

1. Develop Project Charter, Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.
2. Develop Project Management Plan, Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
3. Direct and manage Project Work, Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
4. Monitor and Control Project Work, Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.
5. Perform Integrated Change Control, Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project management plan.
6. Close Project or Phase, Proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_risiko

imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI8.ppt

blog.trisakti.ac.id/informazi/2011/11/17/manajemen-sdm-proyek/

http://manproimam.blogspot.co.id/2012/01/project-quality-management.html

http://project-management-knowledge.com/definitions/p/plan-purchases-and-acquisitions/

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/5-project-scope-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/6-time-management.pptx

https://manprountel.wordpress.com/project-cost-management/

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/10-project-communications-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/12-project-procurement-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/4-project-integration-management.pptx

Arivandi, Arvin. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK).

Hasib, Muhammad Rifki. Framework atau Kerangka Kerja Manajemen Proyek. RIFDEVIVA BLOGS. [Online] [Dikutip: 11 April 2017.] http://syinth.blogspot.co.id/2017/04/framework-atau-kerangka-kerja-manajemen.html.

Kurniadi, Dhony. Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup). Blog Kami. [Online] [Dikutip: 11 April 2017.] http://dhonykurniadi0204.blogspot.com/2012/01/project-scope-management-manajemen.html.

Pertemuan 2 : Proyek Manajemen Sistem Informasi

Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya.

Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.

Terdapat 4 dimensi pada pembuatan Sistem Informasi:

1. Manusia, ialah orang yang mengerjakan atau membuat sistem informasi. Mulai dari proyek manajer, hingga programmer.
2. Proses, tahap-tahap dimana proyek sistem informasi ini dikerjakan. Pada dimensi inilah dibutuhkan keterampilan seorang proyek manajer untuk mengatur segala sesuatunya agar sesuai dengan tujuan.
3. Produk, ialah hasil dari proyek yang dikerjakan. Dalam hal ini sistem informasi.
4. Teknologi, sesuatu yang terdapat pada produk. Hal ini dapat berkaitan dengan mutu atau kualitas dari sebuah proyek.

Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab pertanyaan sbb:

• Apakah yang harus dikerjakan?
• Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
• Sampai kapan waktu yang tersedia?
• Bagaimana pembiayaannya?
• Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? Atau bahkan gagal?

Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses, yaitu:

1. Perencanaan dan penyusunan jadwal.

Adalah tahapan paling penting karena didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.

2. Pengelolaan perubahan.

Selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.

3. Publikasi informasi proyek.

Beberapa Faktor yang mempengaruhi project management :

A. Struktur organisasi

Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda adalah tidak sama.

Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan, diantaranya adalah :

1. Fungsional, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat diambil dari staf manager fungsional lainnya.
2. Matrix, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staff tersebut.
3. Projectized, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh project manager yang langsung membawahi staf-staf yang menangani langsung suatu proyek.

B. General manager skill

Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat tergantung dari skill manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan, organisational dan aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.

Beberapa contoh management skill yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

1. Kepemimpinan
2. Komunikasi
3. Negosiasi
4. Pemecahan masalah
5. Mempengaruhi organisasi
6. Pemersatu
7. Pengambil keputusan

C. Pengaruh sosioekonomi

Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah:

1. Standard dan regulasi yang berlaku
2. Globalisasi
3. Pengaruh budaya
4. Kondisi perekonomian
5. Stabilitas politik

     Dalam sistem informasi manajemen, manajemen mengandung peranan  penting, yaitu sebagai aplikasi sistern informasi manajemen dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan  informasi setiap unit  pada semua tingkatan  kegiatan   manajernen, informasi yang  dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajernen, pada kegiatan manajernen, serta di mana manajer akan melakukan tiga macam proses dalam memanfaatkan sumber daya (manusia, material,  modal dan inforrnasi), yaitu planning,  controlling, dan pengambilan keputusan.

   Maka sistem informasi manajemen dalam kegiatan manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses perencanaan, proses pengendalian, Proses pengambilan keputusan. Dukungan sistem informasi manajemen dalam proses perencanaan adalah rencana yang merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu dan merupakan penggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
     Berikut beberapa peranan manajemen dalam proyek sistem informasi :

1. Sebagai Pemecah Masalah dan Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen dan pengambilan keputusan.

2. Peran Manajemen Dalam Organisasi

Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen yaitu harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Karena tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasi.

3. Peran Manajemen Pada Bisnis dan Operasional

Peranan sistem informasi untuk operasional dan bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas secara efisien.

4. Peran Manajemen Pada Perusahaan

Kemampuan sebuah sistem informasi manajemen dalam perusahaan yaitu pengetahuan tentang bagaimana potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan dapat memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisa masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikan dengan kemampuan komputer. Hendry Mintzberg mengembangkan suatu kerangka yang lebih rinci mengenai manajerial. Berikut tabel penjabarannya :

 

Sumber Referensi :

Djahir, Yulia dan Pratita, Dewi. 2014. Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : DEEPUBLISH, 2014.

http://ocw.stikom.edu/course/download/2012/10/Manajemen-PSI-02-Proyek-dan-Manajemen-Proyek.pdf

http://yashintaa.blogspot.co.id/2013/08/proyek-sistem-informasi-manajemen.html

https://www.e-education.psu.edu/geog584/l2_p5.html

Pertemuan 1 : Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)

Buatlah Metodelogi Manajemen Proyek disertai dengan Penjelasannya?

1.      Metodologi The Traditional Approach.

2.      Metodologi Rasional Unifed Process.

3.      Metodologi Critical Chain.

Metodologi dalam Manajemen Proyek

Dalam pelaksanaannya, pelaksana proyek membutuhkan pedoman atau pendekatan
untuk melaksanakan proyek yang telah ditentukan. Untuk itu ada beberapa pendekatan atau
metodologi yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen proyek, antara lain : agile,
extreme, interactive, incremental dan phases.

Gambar 1.0 Metodologi

Pendekatan yang sering dipakai adalah yang berdasarkan fase (phases) karena pendekatan ini adalah yang paling umum dan mudah diterapkan baik untuk proyek skala kecil, sedang, maupun besar. Berdasarkan pendekatan tradisional ini ada urutan yang harus dilalui dalam manajemen proyek sejak dimulai sampai selesai. Tahap-tahap dalam urutan ini adalah sebagai berikut :

Fase inisialisasi, Fase perencanaan atau perancangan, Fase pelaksanaan atau produksi, Sistem pengawasan dan pengendalian dan Fase penyelesaian. Meskipun tahap-tahap ini saling berurut tetapi tidak semua proyek harus melalui semua tahapan, bahkan ada proyek yang harus melalui tahap 2, 3 dan 4 beberapa kali. Setiap fase akan memberikan hasil (deliverable) yang akan menjadi input bagi fase berikutnya. Pendekatan ini juga selaras dengan siklus pengembangan software (SDLC), yakni the waterfall model yang juga merupakan urutan dari satu tahap ke tahap lain secara linier. Selain itu, dalam penerapan metodologi ini, banyak organisasi atau perusahaan yang menerapkan Rational Unified Process (RUP) yang dikembangkan oleh Rational(R) Software. 

Macam – macam metodologi dalam manajemen proyek antara lain :

1.         Metodologi Tradisional

Gambar 1.4 Metodologi Tradisional

Didalam metodologi tradisional manajemen proyek terdiri dari beberapa fase yaitu
inisialisasi, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan fase akhir. Pada bagian ini akan dibahas mengenai hal tersebut secara rinci.

              • Fase Inisialisasi

Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Dimana dalam studi kelayakan terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan. Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis), karena kelayakan dari proyek sistem informasi didasarkan atas hasil dari requirements analysis ini. Hasil studi kelayakan kemudian disusun dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder.

• Fase Perencanaan

Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek, meskipun pihak lain, seperti steering comittee tetap melaksanakan fungsi pengendalian dari luar. Meskipun dari fase sebelumnya telah ada requirements analysis, tetapi untuk menghasilkan rencana dan desain pengembangan sistem informasi maka diperlukan analisis yang lebih detail.

Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis. Hal ini umum terjadi karena mungkin saja informasi yang didapatkan dari satu departemen dengan departemen yang lain saling bertentangan atau bahkan tidak saling berhubungan akibat dari buruknya arus kerja atau work flow dan standard operating procedure (SOP) organisasi atau perusahaan tersebut.

• Fase Pelaksanaan atau Pengembangan

Dalam fase ini aktivitas yang dilakukan adalah melaksanakan tugas-tugas yang telah didefinisikan dalam fase sebelumnya untuk menghasilkan software sesuai requirements.

Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi adalah :

- Pemrograman (Development)      

- Quality assurance (QA)

- Testing                                            

- Dokumentasi

Umumnya fase ini dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih panjang dibanding fase lain. Berbeda dengan fase lain, fase ini juga menghasilkan produk berupa software yang nantinya akan digunakan oleh klien, yang artinya akan digunakan oleh pihak di luar tim pelaksana proyek. Oleh karena itu, dalam proyek sistem informasi yang besar dan kompleks, aktivitas testing dan QA harus ada.

• Sistem Pengawasan dan Kontrol

Fase ini terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan proyek untuk menghindari potensi masalah yang bisa segera diidentifikasi dan jika diperlukan, tindakan koreksi dapat segera dilakukan. Manfaatnya adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur secara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyek terhadap rencana dandesain dapat segera diantisipasi. Pengawasan dan pengendalian terdiri dari :

- Mengukur aktivitas proyek yang tengah dilaksanakan (menentukan posisi pelaksanaan proyek saat ini).

-   Mengawasi variabel (biaya, waktu, sumberdaya dan sebagainya) proyek terhadap rencana dan desain yang telah disepakati (posisi yang seharusnya dicapai).

-   Identifikasi tindakan korektif jika terjadi penyimpangan (mengembalikan ke posisi yang seharusnya).

-   Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan terhadap rencana proyek yang telah disetujui saja yang bisa diimplementasikan.

• Fase Akhir

Dalam fase ini proyek telah memasuki tahap akhir di mana produk  softwaretelah diinstalasikan, dioperasikan, dan dimanfaatkan oleh klien. Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini yaitu :

-        Penutupan proyek.

-  Memasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan dengan kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error atau bugs.

2.         Rational Unified Process

 (Relational Unified Process) adalah proses rekayasa software dengan pendekatan alokasi tugas-tugas dan tanggung jawab dalam organisasi pengembangan software. Tujuannya adalah untuk memastikan software yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan klien dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan.

Cara RUP meningkatkan produktivitas tim yang terlibat adalah dengan menyediakan untuk setiap anggota, akses pada knowledge base dengan petunjuk, template, dan alat bantu untuk mendukung aktivitas penting dalam pengembangan software.

Knowledge base ini berisi pengalaman-pengalaman terbaik yang terbukti berhasil (best practices), yaitu :

a.       Pengembangan sofware secara iteratif.

b.      Model software secara visual.

c.       Mengelola requirements.

d.      Verifikasi kualitas software.

e.       Menggunakan component-component architectures.

f.       Pengendalian perubahan pada software.

 Gambar 1.1 RUP Workflow (Relational Unified Process)

Walaupun dalam prosesnya tetap melalui tahap-tahap sebagaimana siklus hidup manajemen proyek, tei dalam setiap fasenya selalu dilakukan peninjauan ulang terhadap setiap deliverables yang dihasilkan masing-masing fase agar tercapai kualitas yang diinginkan dan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi secara dinamis. Untuk melakukannya dibutuhkan knowledge base yang dapat diakses oleh setiap anggota tim yang berkepentingan, yang juga dapat memberikan kontribusi dalam memperkaya knowledge base tersebut. Dengan demikian hasil akhir proyek adalah produk yang berkualitas dan memberikan manfaat yang memuaskan semua pihak.

3.          Critical Chain Project Management

Setiap proyek atau usaha memerlukan seseorang atau sebuah organisasi untuk memanajemen tugas-tugas yang berkaitan dengan proyek yang akan dikerjakan. Setiap proyek memiliki waktu penyelesaian masing-masing, biaya masing-masing, sumber daya yang berbeda-beda dan kenadala yang berbedabeda pula. Critical Chain Project Management menjadi salah satu jalan
keluar dalam membantu memanajemen proyek. CCPM adalah turunan dari manajemen CPM ( Critical Path Management ).

Critical Chain Project Management atau dikenal juga sebagai Metode Rantai Kritis adalah metode perencanaan dan pengolahan proyek yang menekankan pada sumber daya ( sik dan manusia ) yang diperlukan dalam rangka melakukan tugas-tugas proyek. Tujuan dari penggunaan CCPM dalam menyelesaikan proyek adalah untuk meningkatkan tingkat throughput atau tingkat penyelesaian proyek. Sebuah aplikasi dari Teori Kendala (TOC) untuk proyekproyek.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan tingkat throughput (atau tingkat penyelesaian) proyek dalam suatu organisasi. Menerapkan tiga pertama dari lima langkah fokus dari TOC, kendala sistem untuk semua proyek yang diidenti kasi sebagai sumber daya. Untuk mengeksploitasi kendala, tugas pada rantai kritis diberikan prioritas di atas semua kegiatan lainnya.
Akhirnya, proyek yang direncanakan dan dikelola untuk memastikan bahwa sumber daya yang siap ketika tugas rantai kritis harus mulai, mensubordinasi semua sumber daya lain untuk rantai kritis.

Terlepas dari jenis proyek, rencana proyek harus menjalani meratakan Sumber Daya, dan urutan terpanjang terbatas sumber daya tugas harus diidenti kasi sebagai rantai kritis. Dalam lingkungan multi-proyek, meratakan sumber daya harus dilakukan di seluruh proyek. Namun, cukup sering untuk mengidenti kasi (atau pilih) a "drum" tunggal sumber daya-sumber daya yang bertindak sebagai kendala di proyek-proyek dan terhuyung berdasarkan ketersediaan sumber daya tunggal itu.

CCPM metode baru dalam revolusi cara ber kir yang dapat digunakan untuk menentukan bagaimana mengurangi / mempercepat pengerjaan proyek dan meningkatkan kemampuan penjadwalan dan budget yang telah ditentukan. Melepaskan yang lainnya, membuktikan bahwa pengalaman manager projek telah mengetahui penting CCPM dari satu dekade, dan kenunikan dari CCPM ada di terminologinya dari pada isi pokoknya. Aplikasi atau software CCPM memerlukan software khusus yang sekarang ini telah ditawarkan oleh beberapa vendor atau instansi yang bukan untuk kebutuhan dagang pasar.

Sebagai bukti, beberapa organisasi mengingat dengan baik pengangkatan CCPM sebagai cara untuk meningkatkan kinerja projek yang menyangkut hal biaya pasti, masalah ekonomi dan perubahan pada budaya dan prosedur. Oleh sebab itu, kehati-hatian evaluasi dan penilaian dari CCPM sangat berpotensi untuk membawa peningkatan perintah yang sikni kan. Menurut Badri (1997), manfaat yang didapat jika mengetahui lintasan kritis adalah sebagai berikut :

1. Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh pekerjaan proyek tertunda penyelesaiannya.
2. Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya, bila pekerjaan-pekerjaan yang ada pada lintasan kritis dapat dipercepat.
3. Pengawasan atau kontrol dapat dikontrol melalui penyelesaian jalur kritis yang tepat dalam penyelesaiannya dan kemungkinan di trade (pertukaran waktu dengan biaya yang e sien) dan crash program (diselesaikan dengan waktu yang optimum dipercepat dengan biaya yang bertambah pula) atau dipersingkat waktunya dengan tambahan biaya lembur.
4. Time slack atau kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan yang tidak melalui lintasan kritis. Ini memungkinkan bagi manajer/pimpro untuk memindahkan tenaga kerja, alat, dan biaya ke pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis agar efektif dan e sien. 

4. Extreme Project Management

XPM (Extreme Project Management) merupakan metodologi dalam manajemen proyek yang lebih ditujukan untuk proyek yang tidak diketahui secara jelas sehingga membutuhkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel dan lincah untuk situasi yang tidak menentu dan berubah-ubah.

Sebuah proyek bersifat ekstrem jika :

•         Requirements dan ekspektasi yang terus berubah-ubah.

•         Waktu pelaksanaan yang sangat ketat.

•         Suasana pendukung yang tidak tetap dan terus berubah.

•  Self-correcting, banyak variabel dan ketidakjelasan internal maupun eksternal pada proyek maupun organisasi sponsor. Tidak ada yang mencatat dan mengarahkan.

•    Tidak dapat diatur secara terstruktur top-down, hanya dapat dipandu dari atas dan diatur dari bawah sebagai individual, pasangan atau kelompok stakeholder yang melakukan penyesuaian untuk mengoreksi sendiri (self-correcting) selama proyek  berlangsung sambil tetap mengingat hasil proyek yang diinginkan.

Gambar 1.2 XPM Practices

Dengan demikian XPM adalah seni dan pengetahuan (sains) tentang memfasilitasi dan mengelola aliran pemikiran emosi dan interaksi dengan cara memberikan hasil yang bernilai dalam kondisi yang kacau dan kompleks (keadaan yang amat cepat berubah dan sering berubah-ubah), penuh ketidakpastian dan tingkat tekanan (stress) yang tinggi.

Kontribusi XPM terhadap kesuksesan proyek dilakukan dengan tiga cara yaitu :

•     Manajer proyek menyadari bahwa tidak mungkin melakukan penanganan  terhadap ketidaktahuan dan ketidakpastian seperti cara menangani sesuatu yang telah diketahui dan pasti. Tetapi dengan melakukan koreksi sendiri secara terus menerus (real time), menangani hal itu barulah dimungkinkan.

•       Berfokus pada komitmen untuk meraih dan mempertahankan misi proyek dengan

•       menginspirasikan hasrat dan keyakinan di antara stakeholder kunci.

•     XPM tidak hanya merupakan metodologi, alat bantu manajemen proyek ataupun template, tetapi juga menggunakan pendekatan holistik, berpusat pada sumberdaya manusia, humanistik, berfokus pada bisnis dan berdasarkan realita.

•       XPM dapat dikatakan berhasil jika mencapai hal-hal berikut ini :

•       Klien merasa puas dengan hasil sementara yang dicapai dan proyek berada pada jalur yang tepat.

•       Klien merasa puas dengan hasil akhir dan sesuai dengan kriteria keberhasilan yang disepakati sepanjang berlangsungnya proyek.

•       Manfaat hasil proyek dapat dirasakan. Manfaat bisnis yang dituju dengan adanya proyek tersebut dapat terukur dan jelas.

•       Anggota tim merasa puas selama proyek berlangsung dan berkeinginan untuk terlibat dalam proyek yang sejenis.

5.  Agile Project Management

Metodologi alternatif dalam manajemen proyek yang populer akhir-akhir ini adalah Agile Project Management. Metodologi ini berfokus pada manusia, hasil, metode yang minimal dan kolaborasi maksimum untuk mengantisipasi proyek e-business yang bergerak cepat dan sering berubah. Pada saat ini iklim bisnis yang bergerak cepat mengharuskan untuk secepatnya mengakomodasi perubahanrequirement selama masa pengembangan, dan memberikan update produk yang sesuai dengan evolusi pengembangan software yang cepat dan perubahan-perubahan user requirements.

Gambar 1. 3 Agile Project Magagement

Manfaat agile development yaitu jika tim dapat lebih efektif dalam menanggapi perubahan untuk :

•         Mereduksi biaya perpindahan informasi dari satu orang ke orang lain.

•         Mereduksi waktu antara pengambilan keputusan dan melihat konsekuensi dari keputusan itu.

•         Menempatkan orang lebih dekat secara fisik.

•         Menggantikan dokumen dengan pembicaraan langsung dan di papan tulis.

•         Meningkatkan rasa kebersamaan dalam tim sehingga setiap orang berkeinginan untuk memberikan informasi yang bernilai secara cepat.

•         Adanya kehadiran dan akan lebih baik keterlibatan dari klien yang ahli dalam tim.

•         Bekerja dengan peningkatan yang berkelanjutan.

•         Adapun kondisi yang sesuai untuk menerapkan metodologi ini adalah jika :

•         Para pengguna adalah partisipan aktif dalam penyusunan requirements analysis   dan modeling.

•         Perubahan dalam requirements selalu disambut secara terbuka dan segera   diantisipasi.

•         Bekerja atas prioritas tertinggi yang diprioritaskan oleh stakeholder dan   selanjutnya berfokus pada hal yang berisiko tinggi saat pelaksanaan proyek   berlangsung.

•         Modelling menggunakan pendekatan berulang (iterative) dan meningkat (incremental).

•         Fokus utama adalah pengembangan software, bukan pada dokumentasi atau  modelnya.

•         Penyusunan model dalam tim secara bersama-sama dan semua anggota dapat memberikan masukan.

•         Selalu aktif dan berusaha agar segala sesuatunya tetap simpel.

•         Meninggalkan sebagian besar atau semua model saat pengembangan berlangsung. Pemilik proyek memberikan keputusan bisnis, dan pengembang memberikan keputusan teknis.

•         Isi dari model lebih penting secara signifikan daripada format atau bentuk model tersebut.

•         Sangat penting untuk melakukan pengujian terhadap apa yang digambarkan dalam model.

•         Keuntungan menggunakan agile project management adalah :

•         Mempersingkat waktu siklus pengembangan sampai 75%.

•         Beban kerja yang lebih stabil.

•         Pemanfaatan beban kerja yang lebih tinggi sebagaimana dalam pengembangan software skala besar, sistem software dengan jumlah pemrogram yang tetap.

•         Fleksibilitas yang lebih tinggi untuk perubahan rencana manajemen &  pengembangan.

•         Kualitas yang lebih baik karena umpan balik dini dari klien.

Namun pada metodologi ini memiliki kelemahan, antara lain sulit untuk menentukan posisi proyek karena adanya perulangan dalam fase-fasenya demi mengantisipasi perubahan-perubahan requirements, hanya dapat diterapkan dalam proyek skala kecil dan menengah karena tidak adanya fokus pada rencana formal proyek secara keseluruhan, dan membutuhkan tenaga ahli dan bermotivasi tingga yang tidak selalu tersedia.

Sumber :

Manajemen Proyek Sistem Informasi (Rudy Tantra) (22 Maret 2016) .

Rizani, Herman. 2015. Metodologi dalam Manajeman Proyek. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/metodologi-dalam-manajemen-proyek.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Relational Unified Process. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/relational-unified-process.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Extreme Project Management. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/extreme-project-management.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Agile Project Management. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com/2015/03/agile-project-management.html
(22 Maret 2016).

Rizani, Herman. 2015. Metodologi Tradisional dalam Manajemen. Diambil dari:

http://www.catatansiherman.com /2015/03/ metodologi-tradisional-dalam-manajemen.html
(22 Maret 2016).

http://hanggoroeko.blogspot.co.id/2013/02/critical-chain-project-management-ccpm.html
(31 Maret  2016)